Katere interne akte mora imeti podjetje?

Details

Category: podstrani-poslovni klub

Published: Sunday, 04 November 2012 16:51

Mala in srednja podjetja (MSP) morajo pri svojem poslovanju sprejeti predpisane notranje akte, ki jih določa veljavna zakonodaja. Poleg tega je priporočljivo, da podjetja sprejmejo še dodatne notranje akte z namenom izboljšanja uspešnosti, organizacije in varnosti poslovanja.

Obvezni interni akti, ki so običajno predpisani za MSP so:
- Akt o sistematizaciji delovnih mest, ki je obvezen, če podjetje zaposluje več kot 10 delavcev. Z njim je podjetje dolžno določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela. Akt o sistemizaciji je predvsem organizacijski akt delodajalca, s katerim ta določi podlage za organiziranje dela v podjetju, določitev obveznosti, pristojnosti in odgovornosti, izvajanje kadrovske politike ter urejanje delovnih razmerij (načrtovanje kadrov, zaposlovanje, razporejanje, nagrajevanje, napredovanje, izobraževanje), razvrstitev delovnih mest v tarifne razrede, ugotavljanje tveganj ter določanje politike varnosti in zdravja pri delu. Akt je pomemben zaradi organizacije dela v podjetju, saj je sistemizacija podlaga za opredelitev nalog posameznega delovnega mesta.

- Pravilnik o računovodstvu, ki je obvezen za vsa podjetja. Podjetje mora s tem pravilnikom urediti naloge in organizacijo računovodstva ter pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi podjetja. Pravilnik je obvezen na podlagi Zakona o računovodstvu, Zakona o finančnem poslovanju podjetij, Zakona o gospodarskih družbah in SRS.

- Pravilnik o zagotavljanju zdravja in varstva pri delu sicer ni obvezen, obvezna je izjava o varnosti, če podjetje zaposluje vsaj eno osebo. Vsako podjetje, ki je delodajalec, mora izdelati in sprejeti izjavo o varnosti v pisni obliki, s katero določi način in ukrepe za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu ter jo dopolnjevati ob vsaki novi nevarnosti in spremembi ravni tveganja. Tako izjavo lahko izdelajo le pristojne strokovne osebe, ki imajo za to predpisano dovoljenje. Posebno pomemben del obveznosti zajema sprejem ukrepov za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih (mobinga), pri katerem svetujemo sprejem posebnega internega akta, Pravilnika o mobingu. Podjetje lahko sprejme več internih aktov ali samo enega, v katerem(ih) zajame vse obveznosti iz Zakona o varnosti in zdravju pri delu in podzakonske predpise.

- Pravilnik o ugotavljanju uživanja alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc delavcev. Delodajalec mora v internem pravilniku določiti postopek in na način za ugotavljanje, ali je delavec na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc.

- Pravilnik o delovnem času, letnih dopustih, bolezenski in drugi odsotnosti po zakonu ni obvezen, vendar pa podjetju omogoča lažje izpolnjevanje obveznosti po predpisih o delovnih razmerjih in ga varuje v primeru inšpekcijskega pregleda.S tem pravilnikom podjetje določi delovni čas v podjetju, način evidentiranja prihoda in odhoda z delovnega mesta, način odmere in izrabe letnih dopustov ter uredi obveznosti delavca v zvezi z drugimi odsotnostmi.

- Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov je obvezen, če podjetje upravlja z osebnimi podatki in zaposluje več kot 50 delavcev (za določene dejavnosti in občutljive osebne podatke ta opustitev ne velja). Osebni podatek je katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na to, v kakšni obliki je izražen, torej podatki o zaposlenih, kupcih, poslovnih partnerjih itd. Podjetje mora v pravilniku predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke.

Podjetje lahko pri poslovanju sprejme tudi druge interne akte:
- Pravilnik o uporabi službenih vozil, ki je pomemben zaradi zagotavljanja ustreznih podatkov o tem, da so stroški v zvezi z uporabo vozila davčno priznani odhodki.
- Pravilnik o uporabi službenih mobilnih telefonov, ki je pomemben zaradi zagotavljanja ustreznih podatkov o tem, da gre dejansko za službeni telefon in ne uporabo v zasebne namene (boniteto). Zato je treba z njim predvsem opredeliti merila za dodelitev službenih mobilnih telefonov, pogoje uporabe mobilnih telefonov itd..
- Pravilnik o napredovanju in nagrajevanju delavcev je pomemben za učinkovito vodenje kadrovske politike v podjetju in predvsem za stimulacijo zaposlenih k boljšim delovnim in poslovnim rezultatom. Lahko je del pravilnika o organizaciji, ki vključuje sistematizacijo, napredovanje, nagrajevanje in urejanje delovnega časa, dopusta itd.
- Pravilnik o varstvu poslovne skrivnosti je pomemben zlasti v tistih podjetjih, ki znotraj organizacije razvijajo ali uporabljajo lastne ali tuje zahtevne tehnološke postopke in znanja (know how), licence, franšize, patente, saj omogoča učinkovitejše varstvo pred morebitnimi zlorabami.
- Pravilnik o izpolnjevanju obveznosti iz naslova preprečevanja in odkrivanja pranja denarja in financiranja terorizma, ki je obvezen za določene organizacije ali poklice.

Če želite strokovno pomoč pri pripravi posameznih ali vseh internih aktov podjetja, se lahko obrnete na strokovnjake Skupine Replika, ki bodo poskrbeli za računovodski, pravni, davčni in podjetniški vidik Vaših notranje-organizacijskih zadev. Za več informacij pišite na info@replika.siali pokličite +386 (0)1 422 88 77.